Импорт клиентов ^#2829

Вы можете импортировать своих клиентов в MegaCRM из уже имеющейся у Вас базы.

Для этого в меню слева выберите пункт "Настройки". Затем перейдите в раздел "Импорт". В открывшемся окне нажмите на кнопку "Клиенты".

Откроется окно импорта клиентов.

Вы можете загрузить в систему уже имеющийся файл или скачать готовый образец файла и заполнить его данными. Обратите внимание, что загружаемый файл должен иметь формат CSV. Файл такого формата можно создать в Microsoft Excel, OpenOffice или LibreOffice.

Для того чтобы загрузить файл, нажмите на кнопку "+" или перетащите файлы в указанное поле.

Если у Вас нет готового файла, нажмите на кнопку "Создать образец".

В открывшемся окне укажите наименования тех полей, которые должны присутствовать в файле импорта в виде заголовков столбцов. Отметку поля "Имя клиента / Название компании" убрать нельзя, так как данное поле обязательно для заполнения в файле.

После выбора всех необходимых полей, нажмите на кнопку "Скачать образец". 

После того как образец будет сохранен на Ваш компьютер, Вы можете заполнить его необходимыми данными и загрузить готовый файл в систему. 

Обратите внимание, если в Вашем файле в столбцах "E-mail" и "Телефон" задано несколько значений в одной ячейке, то они обязательно должны быть разделены между собой либо "," (запятой), либо ";" (точкой с запятой), и во всех ячейках должен использоваться один и тот же разделитель. В противном случае, данные могут быть некорректно импортированы. 

Вы можете настроить какой из двух символов (запятую, или точку с запятой) система будет использовать в качестве разделителя значений в ячейке.

Для этого выберите нужный символ в поле "Разделитель значений в ячейке".

Проверьте, что в выпадающем списке "Кодировка" указано значение, соответствующее кодировке Вашего файла.

Посмотреть кодировку файла, Вы можете в его свойствах. 

Обратите внимание, что для импорта доступны файлы с кодировкой UTF-8 или Windows-1251

Отметьте поля, при совпадении которых клиент будет считаться дублирующим (иными словами, в случае, если отмеченные параметры у уже созданного в CRM клиента и клиента из файла совпадут - клиент из файла будет считаться дублем уже существующего).

В выпадающем списке поля "Действия с дублями" выберите, какие действия система должна производить с дублями: "Пропускать" или "Обновлять" 

Обратите внимание, что при выборе значения "Обновлять", система будет полностью заменять существующие данные клиента в CRM на данные из импортируемого файла. 

Укажите значения по умолчанию для полей: "Ответственный", "Группа" и "Тип клиента".

Система будет импользовать установленные по умолчанию значения, если данные в этих полях в файле не заполнены или заполнены некорректно, а также будет использовать указанное здесь значение при обновлении дублей. 

В поле "Ответственный" Вы можете выбрать любого добавленого в MegaCRM сотрудника. Если в импортируемом файле в качестве ответственного будет указан сотрудник, который не был добавлен в MegaCRM, система будет использовать при импорте значение по умолчанию. 

В поле "Группа" Вы можете выбрать любую из добавленных ранее категорий клиентов.

Обратите внимание, что название категорий в импортируемом файле должно полностью соответсвовать названиям категорий в MegaCRM, в противном случае система будет использовать при импорте значение по умолчанию. 

В поле "Тип клиента" Вы можете выбрать: Физлицо или Юрлицо.

Обратите внимание, что тип клиента в импортируемом файле должен быть обозначен в ячейках в виде цифр: Физлицо - "0", Юрлицо - "1". В противном случае, система будет использовать при импорте значение по умолчанию.  

После того как все необходимые настройки были произведены, нажимите на кнопку "Далее". 

Откроется окно настройки соответствия колонок. Слева представлены названия столбцов из импортируемого документа, справа предлагается выбрать соответствующие им наименование полей в MegaCRM.

Для настройки соответствия в колонке с наименованием полей в MegaCRM из выпадающего списка выберите значение, которое должно соответствовать значению столбца из импортируемого документа. 

Обратите внимание, что в MegaCRM можно импортировать не только значения основных полей, но и значения дополнительных полей всех типов. Подробнее о типах дополнительных полей Вы можете прочитать в соответствующей инструкции.

Данные дополнительных полей будут импортированы только в ту категорию  клиентов, для которой они настроены, а данные глобальных дополнительных полей будут импортированы для всех категорий.

Для импорта дополнительных полей, Вам также необходимо настроить соответствие колонок импортируемого файла и полей в MegaCRM, в соответствии с их типом.В нашем примере поля: "Город" с типом "Текстовая строка", "Номер клиента" с типом "Число", "Производитель" с типом "Флажок" и "Опт/розница" с типом "Выпадающий список" являются дополнительными.

После настройки соответствия колонок нажмите на кнопку “Импортировать”.

В случае успешного завершения импорта система отобразит соответствующее сообщение.

В случае возникновения ошибок при импорте система отобразит сообщение с указанием строк и данных, при импорте которых возникла ошибка.

После завершения импорта нажмите на кнопку “Закрыть”.

Для того чтобы избежать ошибок и потери данных при импорте клиентов, необходимо учесть некоторые требования к оформлению данных в файле для импорта.

Давайте рассмотрим их на конкретном примере:

Столбец "Тип клиента":

Как уже рассказывалось в Шаге 9 настоящей инструкции, тип клиента необходимо обозначить цифрами (0 - Физлицо, 1- Юрлицо). Как мы видим, в нашем файле представлены оба типа клиентов.

Столбец "Имя клиента/ название компании":

Информация указанная в данном столбце будет импортирована как имя клиента для Физлица и как название компании для Юрлица.

Столбец "Имя основного контакта":

Имя основного контакта необходимо указывать только для Юрлица, так как для Физлица имя основного контакта берется из предыдущего столбца.

Столбец "Телефон"

Номера телефонов должны быть записаны в международном формате. Символы (скобки, дефис, плюс) и пробелы на корректность импорта не влияют. Номера телефонов, которые записаны не в международном формате или добавочные номера в данный момент не импортируются или будут импортированы с ошибкой. Также обратите внимание, что в ячейках с несколькими номерами телефонов используется разделитель "," (запятая). О необходимости использования разделителя подробнее рассказывалось в Шаге 6 настоящей инструкции.

Столбец "E-mail"

Для корректного импорта E-mail адрес обязательно должен содержать символы "@" (собака) и "." (точка).

Столбец "Дополнительное контактное лицо"

Кроме основного контакта, Вы можете импортировать данные дополнительных контактных лиц. Для корректного импорта все данные контактного лица должны быть записаны в одной ячейке и в отдельном столбце. Данные могут быть записаны либо в разных строках ячейки (как у первого клиента в нашем примере) либо в одной строке, как у второго клиента. И в каждой строке данные должны быть разделены между собой разделителем.

Обратите внимание, что в нашем примере два столбца “Дополнительное контактное лицо” и у первого клиента заполнены оба столбца. Это означает, что у этого клиента есть два дополнительных контакта. При необходимости вы можете импортировать до 10 дополнительных контактов для одного клиента, при этом данные каждого контакта в файле должны быть указаны в отдельном столбце.