Техническая поддержка 8 800 555 6342
Положение об оказании услуг технической поддержки

Импорт клиентов #2829

Вы можете импортировать своих клиентов в MegaCRM из уже имеющейся у Вас базы.

Шаг 1

Для этого в меню слева выберите пункт "Настройки". Затем перейдите в раздел "Импорт". В открывшемся окне нажмите на кнопку "Клиенты".

phpFEei6H  

Шаг 2

Откроется окно импорта клиентов.

Вы можете загрузить в систему уже имеющийся файл или скачать готовый образец файла и заполнить его данными. Обратите внимание, что загружаемый файл должен иметь формат CSV. Файл такого формата можно создать в Microsoft Excel, OpenOffice или LibreOffice.

Для того чтобы загрузить файл, нажмите на кнопку "+" или перетащите файлы в указанное поле.

phpFR7JD6 

Шаг 3

Если у Вас нет готового файла, нажмите на кнопку "Создать образец".

phpeWUqNs

В открывшемся окне укажите наименования тех полей, которые должны присутствовать в файле импорта в виде заголовков столбцов. Отметку поля "Имя клиента / Название компании" убрать нельзя, так как данное поле обязательно для заполнения в файле.

После выбора всех необходимых полей, нажмите на кнопку "Скачать образец". 

После того как образец будет сохранен на Ваш компьютер, Вы можете заполнить его необходимыми данными и загрузить готовый файл в систему. 

Шаг 4

Обратите внимание, если в Вашем файле в столбцах "E-mail" и "Телефон" задано несколько значений в одной ячейке, то они обязательно должны быть разделены между собой либо "," (запятой), либо ";" (точкой с запятой), и во всех ячейках должен использоваться один и тот же разделитель. В противном случае, данные могут быть некорректно импортированы. 

Вы можете настроить какой из двух символов (запятую, или точку с запятой) система будет использовать в качестве разделителя значений в ячейке.

Для этого выберите нужный символ в поле "Разделитель значений в ячейке".

phpTzWVkN

Шаг 5

Проверьте, что в выпадающем списке "Кодировка" указано значение, соответствующее кодировке Вашего файла.

phpjvNZMT 

Посмотреть кодировку файла, Вы можете в его свойствах. 

Обратите внимание, что для импорта доступны файлы с кодировкой UTF-8 или Windows-1251

Шаг 6

Отметьте поля, при совпадении которых клиент будет считаться дублирующим (иными словами, в случае, если отмеченные параметры у уже созданного в CRM клиента и клиента из файла совпадут - клиент из файла будет считаться дублем уже существующего).

phpytOOQv

В выпадающем списке поля "Действия с дублями" выберите, какие действия система должна производить с дублями: "Пропускать" или "Обновлять" 

phpGhvD2O

Обратите внимание, что при выборе значения "Обновлять", система будет полностью заменять существующие данные клиента в CRM на данные из импортируемого файла. 

Шаг 7

Укажите значения по умолчанию для полей: "Ответственный", "Группа" и "Тип клиента".

Система будет импользовать установленные по умолчанию значения, если данные в этих полях в файле не заполнены или заполнены некорректно, а также будет использовать указанное здесь значение при обновлении дублей. 

php6lzYuC

В поле "Ответственный" Вы можете выбрать любого добавленого в MegaCRM сотрудника. Если в импортируемом файле в качестве ответственного будет указан сотрудник, который не был добавлен в MegaCRM, система будет использовать при импорте значение по умолчанию. 

В поле "Группа" Вы можете выбрать любую из добавленных ранее категорий клиентов.

Обратите внимание, что название категорий в импортируемом файле должно полностью соответсвовать названиям категорий в MegaCRM, в противном случае система будет использовать при импорте значение по умолчанию. 

В поле "Тип клиента" Вы можете выбрать: Физлицо или Юрлицо.

Обратите внимание, что тип клиента в импортируемом файле должен быть обозначен в ячейках в виде цифр: Физлицо - "0", Юрлицо - "1". В противном случае, система будет использовать при импорте значение по умолчанию.  

Шаг 8

После того как все необходимые настройки были произведены, нажимите на кнопку "Далее". 

php4LwrWj

Шаг 9

Откроется окно настройки соответствия колонок. Слева представлены названия столбцов из импортируемого документа, справа предлагается выбрать соответствующие им наименование полей в MegaCRM.

Для настройки соответствия в колонке с наименованием полей в MegaCRM из выпадающего списка выберите значение, которое должно соответствовать значению столбца из импортируемого документа. 

phpYxXA7U

Обратите внимание, что в MegaCRM можно импортировать не только значения основных полей, но и значения дополнительных полей всех типов. Подробнее о типах дополнительных полей Вы можете прочитать в соответствующей инструкции.

Данные дополнительных полей будут импортированы только в ту категорию  клиентов, для которой они настроены, а данные глобальных дополнительных полей будут импортированы для всех категорий.

Для импорта дополнительных полей, Вам также необходимо настроить соответствие колонок импортируемого файла и полей в MegaCRM, в соответствии с их типом.В нашем примере поля: "Город" с типом "Текстовая строка", "Номер клиента" с типом "Число", "Производитель" с типом "Флажок" и "Опт/розница" с типом "Выпадающий список" являются дополнительными.

 phpqc6vtP

После настройки соответствия колонок нажмите на кнопку “Импортировать”.

phpnH5JZs

Шаг 10

В случае успешного завершения импорта система отобразит соответствующее сообщение.

phpgEPoba

В случае возникновения ошибок при импорте система отобразит сообщение с указанием строк и данных, при импорте которых возникла ошибка.

phpbLWNqm

Шаг 11

После завершения импорта нажмите на кнопку “Закрыть”.

phpqOOw06

Особенности оформления файла для импорта

Для того чтобы избежать ошибок и потери данных при импорте клиентов, необходимо учесть некоторые требования к оформлению данных в файле для импорта.

Давайте рассмотрим их на конкретном примере:

phpW6glib

Столбец "Тип клиента":

Как уже рассказывалось в Шаге 9 настоящей инструкции, тип клиента необходимо обозначить цифрами (0 - Физлицо, 1- Юрлицо). Как мы видим, в нашем файле представлены оба типа клиентов.

Столбец "Имя клиента/ название компании":

Информация указанная в данном столбце будет импортирована как имя клиента для Физлица и как название компании для Юрлица.

Столбец "Имя основного контакта":

Имя основного контакта необходимо указывать только для Юрлица, так как для Физлица имя основного контакта берется из предыдущего столбца.

Столбец "Телефон"

Номера телефонов должны быть записаны в международном формате. Символы (скобки, дефис, плюс) и пробелы на корректность импорта не влияют. Номера телефонов, которые записаны не в международном формате или добавочные номера в данный момент не импортируются или будут импортированы с ошибкой. Также обратите внимание, что в ячейках с несколькими номерами телефонов используется разделитель "," (запятая). О необходимости использования разделителя подробнее рассказывалось в Шаге 6 настоящей инструкции.

Столбец "E-mail"

Для корректного импорта E-mail адрес обязательно должен содержать символы "@" (собака) и "." (точка).

Столбец "Дополнительное контактное лицо"

Кроме основного контакта, Вы можете импортировать данные дополнительных контактных лиц. Для корректного импорта все данные контактного лица должны быть записаны в одной ячейке и в отдельном столбце. Данные могут быть записаны либо в разных строках ячейки (как у первого клиента в нашем примере) либо в одной строке, как у второго клиента. И в каждой строке данные должны быть разделены между собой разделителем.

phplidEQP

Обратите внимание, что в нашем примере два столбца “Дополнительное контактное лицо” и у первого клиента заполнены оба столбца. Это означает, что у этого клиента есть два дополнительных контакта. При необходимости вы можете импортировать до 10 дополнительных контактов для одного клиента, при этом данные каждого контакта в файле должны быть указаны в отдельном столбце.

phpf6FpnO